為什么越用軟件“管理”員工，效率反而越低？

這個話題不算新鮮，甚至有些老套，卻始終值得深究。如今不少企業斥資采購辦公軟件，最后卻陷入“上了工具、沒見效果”的窘境；更關鍵的是，問題本身已悄然錯位——不是工具不夠先進，而是企業從一開始就沒想明白：

自己要的究竟是“事效” （Process Efficiency） ，還是“人效” （Human Efficacy） ？

先厘清一個核心分野：事效與人事，根本不是一回事

要談清楚這個問題，得先把兩個概念掰扯明白。它們看似都指向“效率”，內核卻天差地別。

“事效”是工業時代管理邏輯的數字化延伸，核心是流程、控制與可預測性。

打個比方，它就像為企業修一條更筆直、紅綠燈更少的高速公路，追求的是事務流轉的速度與可靠性。傳統OA、ERP、財務軟件都屬于這類工具，價值體現在“降本、可控、合規”——比如簡化報銷流程、統一庫存管理，讓重復的標準化工作少走彎路。

“人效”則是知識經濟時代的必然要求，核心是賦能、激發與創造性。

它更像給每個員工配了一臺智能引擎加導航系統，目標是提升決策質量與創新速度。協同文檔、知識庫、AI助手都服務于這個邏輯，價值藏在“創新、敏捷、員工成長”里——比如團隊實時共創方案、沉淀隱性經驗，讓個體能力轉化為組織合力。

遺憾的是，當下市場正有意無意地模糊這兩者的邊界。幾乎所有辦公軟件都宣稱“一站式解決所有問題”，結果企業買到的往往是一艘功能臃腫的“數字航母”，員工真正需要的“輕快快艇”卻不見蹤影。

問題出在哪？廠商的執念與企業的誤區

這種價值錯位，本質是廠商與企業的雙重偏差造成的。

廠商的“平臺夢”，模糊了核心價值，辦公軟件廠商的首要訴求，大多是做“企業級唯一入口”，構建封閉生態——這是釘釘、企微、飛書等巨頭的共同野心。為了實現這個“平臺夢”，它們往往選擇“大而全”而非“小而精”。

一方面，為了覆蓋更多客戶、擴大市場份額，廠商總在強調產品“全能性”，把事效工具的流程管控、人效工具的協同賦能一股腦塞進平臺。

最終功能越堆越多，卻陷入“大而不精、功能不合”的困境：審批流程里摻著知識庫，會議軟件里綁著工時統計，看似啥都能做，實則哪樣都不精通，根本戳不中企業的核心需求。

另一方面，行業同質化早已成了通病。

在競爭紅海里，比起投入資源研發人效領域的核心技術——比如AI驅動的知識挖掘、適配本土文化的協同模式——“抄作業”式的功能復刻顯然更快更安全。于是所有產品都堆砌著相似的“文檔+會議+審批”矩陣，卻沒人說清：

這套組合到底是為“標準化事務”服務，還是為“人的創造力”服務？

更關鍵的是，廠商的商業邏輯天然傾向“管控”而非“賦能”。為了向管理者證明產品價值，它們熱衷于打造酷炫的數據駕駛艙，用曲線、餅圖展示工時、流程速度等可量化指標——這恰恰迎合了管理者對“可控性”的追求。久而久之，軟件里監控報表功能越來越強，激發創新的賦能工具卻越來越弱。

廠商的模糊定位之外，企業自身的認知偏差更讓問題雪上加霜。

長期以來，國內企業的管理習慣都是“管控優先”。對管理者而言，“數據看板”“流程監控”“工時統計”這類事效功能很好理解——它符合傳統管理慣性，效果看得見、摸得著?？伞叭诵嵘钡膬r值，比如員工滿意度、創新想法、決策質量的優化，往往是長期、隱性的，沒法用傳統KPI量化。

這種“衡量失能”直接導致了采購錯配：企業拿著“能不能管控”的舊尺子，去衡量“旨在賦能”的新工具。比如買了協同文檔，卻用“流程完成速度”“成本降低比例”這類事效指標來考核；上了知識庫，卻盯著“文檔更新次數”而非“知識復用率”——既測不準工具價值，也讓本應賦能創新的軟件，變成了新的“管控枷鎖”。

不同企業的需求本就該天差地別，生產型企業可能更需要事效工具來規范供應鏈流程，互聯網公司則更依賴人效工具激發團隊創意?？涩F實是，很多企業根本沒厘清自身需求，就跟風采購“全能平臺”，最后自然是“工具不對路，效率反打折”。

工具異化：當“降本增效”變成“數字表演”

我們近期調研了數十家企業，發現了一個耐人尋味的悖論： 辦公軟件越先進、管控越精細，員工的疲憊感越強，團隊創新效率反而不升反降。

某互聯網公司的運營總監說得很直白：“上新協同系統后，它更像個‘數據監工’——能追任務耗時、文檔修改次數，連會議發言時長都算得一清二楚?！?/p>

如今團隊做事的第一反應不是“怎么做好”，而是“怎么讓數據好看”： 大家都搶著做容易量化、能快速完成的瑣事，那些需要深度思考的戰略性工作，反而沒人愿意碰。

前段時間，有媒體報道，“飛書正在內部員工灰度測試‘個人動態’功能，在員工開啟訪問權限后，管理者可以看到下屬近期的所有表格、文檔等工作進度，以及面試記錄、差旅記錄等信息。換句話說，在權限范圍內，管理者能清晰地看到員工的工作進度情況。”

我覺得太可怕了。信息過度透明，不亞于職場裸奔，做起事來是很沒有安全感的，更缺乏向心力，這對于一家公司來說，是開管理上的倒車。

在我印象里，飛書主打的是先進的組織，也因此在很多企業客戶看來，更適合中小型、創新、扁平的年輕企業，但這種高強度的管理模式，讓我覺得非常疑惑。

（當然，我沒有使用過飛書的這些功能，他們好不好，先不先進，我更多是憑網上看到的一些內容，也沒法下定論。）

這就是工具的異化：當企業用衡量“事效”的指標 （工時、流程速度） 考核所有工作時，員工必然會優先完成“可量化”的任務，犧牲那些“不可量化卻更重要”的價值——比如創造力、團隊默契、深度分析。

說到底， 很多辦公軟件不過是把100多年前泰勒的“科學管理”數字化了。

泰勒當年靠掐秒表優化流水線動作，如今的軟件靠數據看板監控知識工作者——可這套邏輯在創造性工作面前完全失效：一個好創意可能誕生在散步時，沒法填進“工時表”；一次高效的團隊頭腦風暴，也沒法用“發言時長”來衡量。

更隱蔽的損失是“信任崩塌”。無處不在的監控預設了“員工不值得信任”，這種氛圍只會壓抑創新——員工為了合規要花大量時間填表、寫匯報，為了不犯錯寧愿不嘗試新方法。這些“沉默成本”，遠比軟件節省的那點流程時間高得多。

?AI該扮演什么角色？別再提“替代人”了

當下AI熱潮席卷辦公軟件領域，可很多廠商仍在犯老毛?。喊选癆I替代人力”當賣點。這其實完全搞錯了AI的定位。

“替代論”的邏輯看似誘人——AI能更便宜、更快地完成任務，就該取代人。

但放在復雜的知識工作中，這套思路漏洞百出：一個全AI客服能處理80%的常規問題，可遇到那20%的復雜、情緒化訴求就會崩潰，反而導致客戶流失；把AI定位成“取代者”，還會引發員工抵觸，讓技術投資打了水漂。

AI真正的價值，是“延伸人、協助人、激發人”，而非“替代人”。

它可以是能力的延伸器。AI能7×24小時處理海量數據，彌補人類精力、記憶力的短板；更能讓專家能力“平民化”——初級程序員靠AI助手能寫出更穩健的代碼，創意者靠AI設計工具能快速可視化想法，本質是放大每個人的認知能力。

它可以是決策的協作者。AI最擅長的不是做決定，而是推演可能性：它能分析數據、給出多種行動路徑及后果，但最終決策仍需人類融入經驗、倫理和戰略直覺。未來的優秀管理者，一定是最會和AI協作的人——懂得提問、解讀結果，再做出智慧判斷。

它還可以是創造的催化劑。創造最難的是“從0到1”，AI能為作家寫開頭、為作曲家推和弦、為科學家提假設，通過生成無數可能性幫人打破思維定式。它不是“創作者”，而是點燃靈感的“火花塞”。

企業真正要的，并不是“全能工具”

和不少行業從業者交流后發現，企業客戶其實很“清醒”：他們根本不關心飛書與釘釘誰先發新功能、誰在互聯網上玩?；弧@些噱頭在決策者 （CIO、IT主管、業務負責人） 眼里都是“噪音”。

企業真正在意的，是投資回報率 （ROI） 和業務風險：軟件能不能解決自己的真問題？事效工具能不能真的簡化流程？人效工具能不能真的激發創新？數據能不能安全互通？

說到底，“降本增效”從來不是買一套“全能平臺”就能實現的。對企業而言，第一步是想清楚自己要的是“管好事”還是“賦能人”，找對工具的定位；對廠商而言，與其扎堆做“數字航母”、搞功能復刻，不如沉下心打磨核心價值。

能真正解決問題的工具，才會被企業記住。

本文來自微信公眾號： 瘋了快跑 ，作者：侯丹